Utilisez-vous un logiciel conforme pour vos factures de vente ? Si non, vous êtes dans l’illégalité depuis plus de 5 ans car l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié pour l’enregistrement des règlements clients est mise en place depuis le 1er janvier 2018.
Cela signifie que vous pouvez ne pas utiliser de logiciel mais dans ce cas, vous n’avez que l’option papier avec les facturiers carbone et non des outils de traitement de texte ou de tableur tels que Word ou Excel.
Que dit précisément la loi et qui est concerné ?
La loi impose l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse certifié, satisfaisant à 4 conditions :
- Inaltérabilité : il doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux opérations d’encaissement, les conserver et les rendre inaltérables. Toute modification ou annulation de données est enregistrée.
- Sécurisation : il doit sécuriser les données concernées et garantir la restitution de ces dernières dans leur état initial à l’administration fiscale.
- Conservation : il doit prévoir une clôture annuelle (ou par exercice) pour la gestion et la comptabilité et une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse afin de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
- Archivage des données : cela permet de figer les données et de les classer. Elles doivent pouvoir être lues aisément par l’Administration en cas de contrôle ou lorsque l’entreprise a changé de système.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées dès lors :
- Qu’elles vendent des marchandises et/ou des services au profit de clients non assujettis à la TVA (par exemple les particuliers ou les entreprises non assujetties), qu’elles remettent ou non des factures ou des tickets de caisse à leurs clients,
- Et qu’elles utilisent un logiciel et ce quel que soit la qualification de celui-ci (de caisse, de comptabilité ou de gestion).
Les contrôles possibles et les sanctions encourues
La conformité de votre logiciel pourra être vérifiée à tout moment, sans réception d’un avis envoyé au préalable par un agent de l’Administration Fiscale et hors cadre d’un contrôle fiscal. Vous devrez alors justifier de la conformité de votre logiciel soit par une attestation nominative ou soit par un certificat (votre éditeur doit vous fournir l’un de ces documents) pour chacun des logiciels possédés. Vous avez un délai de 30 jours après réception du procès-verbal pour leur communiquer votre justificatif de conformité.
Si vous ne pouvez fournir les documents, ou si votre logiciel n’est pas conforme, vous encourez une amende de 7 500 € par logiciel non certifié. Vous avez l’obligation de vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours, sous peine d’une nouvelle amende de 7 500 €, reconductible jusqu’à la mise en conformité. La production d’une fausse attestation ou certificat engendrera des peines pénales : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.
Si vous ne répondez pas à cette législation, nous vous conseillons de vous y conformer au plus vite !
Pour cela, nous vous mettons à disposition, dans votre espace CERFRANCE CONNECT, un logiciel de devis et factures conforme « E-FAC ». Si vous ne le connaissez pas encore, vous pouvez vous rapprocher de votre interlocuteur CERFRANCE pour en savoir plus.
Echanger avec un conseiller Cerfrance
Anaïs Troton, conseillère en gestion d’entreprise chez Cerfrance Isère
par DDESIGN