Entretien annuel, les bonnes pratiques

Non obligatoire, l’entretien annuel est pourtant un formidable outil RH.

Mené régulièrement, c’est l’occasion de faire le point avec ses collaborateurs, notamment sur leurs missions, sur leurs points forts, d’amélioration ainsi que sur leurs besoins en formation.

Surtout, il offre un temps d’échange et de libre expression du collaborateur nécessaire pour optimiser sa performance à son poste, développer ses missions et ses compétences. Autant de raisons pour le fidéliser à l’entreprise.

Retrouvez tous les conseils Cerfrance pour réussir l’exercice.

Les objectifs de l’entretien annuel

Mener un entretien annuel soutient plusieurs objectifs :

  • permettre un temps d’échange
  • retracer l’activité annuelle du collaborateur et dessiner l’année à venir
  • établir le plan de formation ou d’actions pour l’année pour accompagner le collaborateur.

L’entretien annuel permet également au collaborateur d’être force de propositions sur son poste.

« L’entretien annuel n’est pas obligatoire légalement parlant. Néanmoins, c’est un entretien que nous conseillons vivement aux TPE. », confie Marion Favier, responsable du service social de l’agence Cerfrance de Moirans. « Bien évidemment dans une TPE, la proximité facilite et fluidifie la communication. Et effectivement, les discussions informelles devant la machine à café nourrissent les échanges. Mais attention, un entretien annuel est un véritable outil RH. C’est un temps de communication à offrir au collaborateur. Il lui permet de s’exprimer librement dans un endroit neutre au cours d’un rendez-vous qui lui est dédié.  C’est également l’occasion de faire le point sur ses besoins en formation. On peut croire que, dans les TPE, on se forme sur le terrain et que c’est suffisant. Dans les faits, il arrive parfois que le collaborateur se retrouve en limites de compétences. L’entretien annuel aide à pallier cette situation. »

L’entretien annuel doit être préparé en amont et par les 2 parties pour être efficace.

En général, dans les TPE, c’est le chef d’entreprise qui anime cet entretien.

Sinon, c’est le manager du collaborateur.

1 – annonce de l’entretien et de ses attentes

2 – partage d’une grille comportant les points sur lesquels s’exprimer

  • bilan de l’année
  • points positifs
  • points à améliorer
  • projection sur l’année à venir

3 – tenue de l’entretien dans un endroit neutre, calme, téléphones coupés.

La grille est complétée conjointement durant l’entretien, avec des précisions.

En fin d’entretien, elle est signée par le collaborateur et le manager.

« Signer l’entretien est un acte important. Cette signature valide ce qui a été dit et matérialise un accord. Elle engage les 2 parties pour l’avenir. »

Comment rédiger sa grille d’entretien annuel ?

L’entretien ne doit pas être descendant. Et en ce sens, préparer une grille d’entretien garantit le temps d’expression du collaborateur.

« Il n’y a pas de modèles types de grille. », confie Marion. « Elle s’adapte aux objectifs de l’entreprise, en fonction du sens que le chef d’entreprise souhaite donner à cet entretien. Au sein de Cerfrance, nous accompagnons les entreprises à créer cette grille en fonction de leurs propres attentes. Notre accompagnement porte également sur la posture de manager à adopter pour accompagner la libre parole du collaborateur. »

Que faire si une situation est tendue avec un collaborateur ?

« En général, la situation est bloquée en amont de l’entretien.

Durant le temps de préparation de l’entretien, nous partageons des conseils pour réamorcer une communication saine. Car la plupart du temps, les divergences proviennent d’un manque de communication », explique Marion qui, en tant que responsable de service, est rodée pour dénouer ces types de situations.

« En cas de conflit plus lourd, il est, en général, décelé avant l’entretien. Nous pouvons alors accompagner l’entreprise en médiation. » 

Comment faire de l’entretien annuel un véritable outil RH ?

« Faire le point d’une année en 1 entretien, durant 1 heure, peut parfois être un peu court. Mon conseil, c’est de demander à son collaborateur ses besoins en termes de communication et de définir la fréquence à laquelle faire des points : 2, 3 fois/an. La communication, c’est essentiel pour éviter des blocages. Créer des temps d’échange et de communication, c’est fondamental dans toutes relations de travail. Et ce n’est pas réservé aux grosses entreprises. » conclut Marion.

Le saviez-vous ?

Il y a 2 types d’entretien avec ses collaborateurs

  • L’entretien annuel : non obligatoire, nous vous le présentons dans cet article.

Son objectif : faire le point avec le collaborateur sur l’atteinte de ses objectifs et en fixer de nouveaux, valoriser ses points forts et l’accompagner dans ses points d’amélioration. L’entretien est également l’occasion de faire le point sur les compétences du collaborateur et ses besoins en formation.

  • L’entretien professionnel : il est obligatoire et doit avoir lieu tous les 2 ans.
    Son objectif : faire le point avec son collaborateur sur son poste et son évolution.

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