Interview de Marielle LECLERE, conseillère spécialisée Cerfrance Isère

Vous êtes chef d’entreprise de TPE-PME en Isère (38) et vous employez au moins un salarié ? En tant qu’employeur de main d’œuvre, vous êtes tenu à certaines obligations réglementaires.

Pour vous aider et faire le point sur ces obligations, voici 5 questions à Marielle LECLERE , conseillère spécialisée au sein de Cerfrance Isère.

1) Quelles sont les principales obligations réglementaires que les chefs d’entreprise employeur de main d’œuvre sont tenus de respecter ?

Marielle LECLERE : « Tout employeur ou futur employeur doit effectuer, dès l’embauche du premier salarié, plusieurs démarches et se conformer à différentes réglementations. On peut en identifier sept principales :

• La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : l’employeur doit l’établir et la transmettre, soit à l’URSSAF si l’entreprise relève du régime général, soit à la MSA pour le régime agricole. La démarche peut se faire en ligne. Attention à bien garder une copie de la DPAE en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Plusieurs informations concernant le salarié sont à réunir (état civil, adresse, date et lieu de naissance, N° de sécurité sociale). Le type de contrat (CDI, CDD) et la date d’embauche sont également à renseigner.

Une précision si le salarié est ressortissant hors UE (comme cela arrive régulièrement dans le bâtiment ou le secteur agricole), il est important de disposer de son titre de travail en cours de validité.

• Le contrat de travail : ce document doit être rédigé en respectant toutes les mentions obligatoires.

• La visite d’information et de prévention (VIP) : c’est le terme utilisé pour désigner l’ancienne « visite médicale d’embauche ». Elle doit se dérouler dans les 3 mois suivant l’embauche, les visites périodiques se feront ensuite tous les 5 ans.

• La couverture mutuelle : si l’employeur embauche son premier salarié et ne dispose pas encore de « contrat responsable », il doit en souscrire un, incluant un panier de soins minimal. Le coût est ensuite réparti à 50 / 50 entre employeur et salarié.

• La prévoyance : celle-ci permet notamment de compléter les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale en cas d’arrêt de travail d’un salarié. Certaines conventions collectives peuvent la rendre obligatoire. Je conseille toujours aux employeurs de bien vérifier ce point.

• L’affichage obligatoire dans les locaux : différentes informations doivent être affichées de façon bien visible dans l’entreprise. Attention à ne pas le faire derrière une porte ou dans un endroit où personne ne passe…

• Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) : tout chef d’entreprise est tenu de lister et de classer l’ensemble des risques auxquels sont exposés ses salariés, ainsi que les actions mises en place pour les stopper, les limiter.

Ce document est à mettre à jour au moins une fois par an. Il n’en existe pas de modèle spécifique. Pour réaliser ce document, je conseille de ne pas hésiter à se faire accompagner. Chez Cerfrance Isère, nous proposons ce service aux chefs d’entreprise de TPE-PME. Cela leur permet de gagner un temps précieux, notamment lors de la première rédaction du document. En une grosse demi-journée, c’est fait ! »

2) Concernant ces différentes obligations réglementaires, sont-elles les mêmes pour tous les employeurs et y a-t-il des exceptions ?

Marielle LECLERE  : « Ces obligations doivent être réalisées dès l’embauche d’un premier salarié et pour toute entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur.

Il y a des aménagements possibles : concernant la visite d’information et de prévention, dans certaines situations, il n’est pas nécessaire d’effectuer cette VIP. C’est notamment le cas si elle a déjà été passée dans les 5 ans, sur un poste équivalent avec des risques identiques. Par ailleurs, elle doit se faire plus fréquemment si le salarié travaille dans un environnement à risques accrus.

De même pour ce qui concerne la mutuelle d’entreprise, dans certains cas, le salarié peut la refuser en justifiant son refus. Par exemple :

• s’il est en CDD court,
• si son conjoint ou sa conjointe dispose déjà d’une mutuelle « famille obligatoire »,
• s’il bénéficie de la Couverture Maladie Universelle (CMU)……

En cas de refus du salarié, il est important de lui faire signer un document de dispense d’affiliation, mentionnant la raison de son refus de couverture mutuelle. »

3) Ces obligations réglementaires sont-elles, dans l’ensemble, bien suivies ?

Marielle LECLERE : « Généralement, tout ce qui concerne le contrat de travail et la DPAE est plutôt bien compris et appliqué. En revanche, au niveau affichage obligatoire et mutuelle, je dirais que les choses peuvent encore être bien améliorées…

Enfin, pour le DUERP, c’est plus difficile. Je rencontre encore beaucoup d’employeurs qui ignorent cette obligation ou n’en voient pas l’importance, et sans le savoir, prennent des risques importants ! »

4) Justement, quels sont les risques encourus par le chef d’entreprise si ces obligations ne sont pas respectées ?

Marielle LECLERE : « Pour ce qui concerne l’affichage obligatoire, en cas de non-respect, c’est généralement une contravention.  Si l’employeur ne propose pas de mutuelle, non seulement il risque un redressement URSSAF (ou MSA) mais le ou les salarié(s) peu-t(vent) se retourner contre lui. Par exemple en cas d’accident du travail non pris en charge, mais qui aurait dû être remboursé par la mutuelle obligatoire, la justice pourra demander à l’employeur de payer les frais médicaux.

Pour ce qui concerne le DUERP, les conséquences peuvent être lourdes : la « faute inexcusable » de l’employeur peut ainsi être retenue dans certaines situations.

En effet, exposer un salarié à un risque identifié sans prendre les mesures de prévention qui s’imposent constitue un manquement à l’obligation de sécurité de résultat de l’employeur. Ce manquement peut faire l’objet d’une condamnation pénale.

Quel(s) conseil(s) donneriez-vous aux employeurs pour suivre tout ceci et se mettre à jour ?

Marielle LECLERE  : D’abord, je leur dirais de ne pas hésiter à venir nous rencontrer ! Nous faisons régulièrement découvrir nos services de gestion RH (Paie et gestion des salariés) à l’attention des TPE-PME qui simplifient la vie des chefs d’entreprise.

Dans notre bureau d’Echirolles (38130), au sud de Grenoble, et dans toute l’Isère, nous proposons régulièrement des pauses gagnantes, baptisées aussi « 1h pour tout savoir », abordant un sujet utile aux chefs d’entreprise TPE-PME.

Les employeurs peuvent également venir approfondir certaines questions à travers notre Club RH, visant à créer des liens entre dirigeants TPE PME en Isère et à favoriser le partage d’expérience.

Interview réalisée le 11 septembre 2020.