Comment faire une DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) ?

Vous venez d’embaucher un salarié ? Avant son arrivée dans l’entreprise, vous devez obligatoirement transmettre à l’Administration une DPAE, Déclaration Préalable à l’Embauche (ancienne DUE). Voici tout ce que vous avez besoin de savoir pour le faire.

La DPAE, Déclaration Préalable À l’Embauche est une démarche obligatoire auprès de l’URSSAF, à effectuer avant toute embauche de salarié en CDD ou CDI. La DPAE est à remplir et transmettre au plus tôt dans les 8 jours précédant la date d’embauche.

Ancienne DUE (Déclaration Unique d’Embauche) devenue DPAE depuis 2011, elle rassemble en une seule démarche l’ensemble des formalités URSSAF.  C’est une formalité gratuite.

À quoi sert la DPAE ?

Obligatoire pour tout employeur (hors particulier employeur), et quel que soit le secteur d’activité, la DPAE permet de réaliser, en une seule fois, différentes formalités :

  • L’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale (CPAM).
  • En cas de première embauche :
    • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité Sociale (CPAM) et au régime de l’Assurance Chômage. Pour l’Isère (38), il s’agit de la CPAM de l’Isère, dont le siège est à Grenoble (38000).
    • La déclaration de première embauche dans un établissement.
  • L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.

Comment remplir une DPAE ?

La DPAE se remplit en ligne sur le site de l’URSSAF : www.net-entreprises.fr

Voici les informations à préparer pour pouvoir effectuer la démarche :

  • Concernant l’entreprise :
    • N° de Siret
    • Code NAF
    • Nom de l’entreprise ou raison sociale
    • Adresse
    • URSSAF dont dépend l’entreprise
    • Téléphone
  • Concernant le salarié :
    • Nom de naissance
    • Nom marital
    • Prénoms
    • Sexe
    • Date de naissance
    • Lieu de naissance (département et commune)
    • N° de sécurité sociale
  • Type de contrat (CDD, CDI)
  • Date prévisible de l’embauche
  • Heure prévisible de l’embauche
  • Durée de la période d’essai

Comment modifier une DPAE ?

Vous pouvez modifier une DPAE, mais uniquement dans un délai de 2 jours ouvrables après la confirmation de réception de l’URSSAF.

Dans le cas d’une erreur sur la DPAE, vous devez directement prendre contact avec l’URSSAF et demander une rectification.

Quels sont les risques encourus en cas d’oubli ou de DPAE non transmise ?

Si vous omettez de transmettre la DPAE à l’embauche d’un salarié, vous vous exposez à des sanctions administratives et pénales en cas de contrôle de l’URSSAF. Vous risquez un redressement avec délai d’1 mois pour régulariser votre situation, ainsi que d’éventuelles pénalités de retard.

Attention, s’il est prouvé que l’omission était intentionnelle, en tant qu’employeur, vous pouvez être accusé de travail dissimulé. Ceci peut donner lieu à des sanctions très lourdes (3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende, voire des peines complémentaires comme l’interdiction d’exercer votre activité ou vos droits civiques).

Lors d’une embauche, vous devrez bien sûr préparer en parallèle  le contrat de travail de votre salarié. Embaucher un salarié ne s’improvise pas, que ce soit le premier ou non.

Il peut être judicieux de vous faire accompagner par un conseiller expert suivant l’actualité de la législation et pouvant vous aider notamment dans les formalités à effectuer ou la gestion de la paie. En Isère (38), les conseillers Cerfrance Isère sont à votre écoute, ils peuvent vous accompagner et vous faire gagner beaucoup de temps sur ces sujets.

 

Compléter la DPAE : les conseils de Marion Favier, responsable Service Paie, Cerfrance Isère

marion-favier-cerfrance-isere

Modifier une DPAE, est-ce compliqué ?

« Modifier une DPAE est tout à fait possible. On peut contacter l’URSSAF dans les deux jours ouvrables suivant la déclaration.

Mais en pratique, il est généralement plus simple de l’annuler et d’en recommencer une nouvelle.

C’est ce que nous faisons en cas d’erreur car c’est plus rapide. »

En quoi la DPAE est-elle une démarche importante à effectuer pour l’employeur ?


« 
La DPAE et une obligation légale de l’employeur, elle est donc à réaliser pour toute embauche et dans un timing précis : au plus tôt 7 jours avant la date d’arrivée du salarié dans l’entreprise et au plus tard 48h avant celle-ci.

Cette déclaration est particulièrement importante pour éviter tout problème en cas de contrôle de l’inspection du travail au moment de l’embauche du salarié.

Le gros risque est d’être suspecté de travail dissimulé, ce qui peut coûter très cher à l’employeur.  En général, si l’employeur est en mesure de démontrer sa bonne foi, cela suffit à régler l’incident mais il vaut mieux, bien sûr, éviter cette situation.

Deuxièmement, l’absence ou l’oubli de DPAE peut être très problématique en cas d’accident du travail du salarié. En effet, sans la DPAE, les formalités de couvertures sociales ne sont pas ouvertes et l’employeur n’est pas couvert. Cela peut donc représenter un gros risque en cas d’accident. »

Comment les conseillers Cerfrance peuvent-ils accompagner dans les démarches de DPAE ?


« 
Si l’employeur nous confie la rédaction du contrat de travail, les démarches de DPAE sont incluses dans notre prestation. Nous gérons pour lui l’ensemble des formalités liées à la paie et à la gestion des salariés.

Si ce n’est pas le cas, nous pouvons, bien sûr, guider et conseiller sur cette formalité. »

Quels conseils ou astuces donneriez-vous pour remplir cette formalité de DPAE ?


« 
Je dirais :

– bien se procurer les informations concernant le salarié en amont : carte d’identité et carte vitale.

Et

– bien vérifier que l’adresse figurant sur la carte d’identité est la bonne.

De plus, je conseille d’anticiper au maximum les embauches, même si ce n’est pas toujours possible. Je pense notamment aux travailleurs occasionnels du secteur agricole. Si la DPAE n’est pas effectuée dans les temps (entre J-7 et 48h avant la date d’arrivée du salarié) alors l’employeur perd le bénéfice des exonérations de charges prévues pour ce type de salarié. »

 Propos recueillis le 15 avril 2021.

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