« Un travail bien fait en préservant nos collaborateurs » : voilà ce qui anime Frédéric et Annie Pin, dirigeants associés de l’entreprise EVEN à Villard-de-Lans (38).
Cette société de nettoyage accompagne des agences immobilières dans le nettoyage des parties communes ainsi que des structures publiques, comme des communautés de communes ou des mairies pour leurs locaux.
Créée en 1992, l’entreprise familiale emploie 4 collaborateurs en CDI et 2 en CDD. Elle fait parfois appel à du renfort durant les vacances d’hiver et pendant les congés de l’équipe.
Pourquoi Even choisit l’assistanat administratif ?
Concrètement, Raphaëlle intervient une journée par mois sur le site de Villard-de-Lans. Elle prend en charge, notamment :
- la déclaration de toutes les factures sur Chorus pro, le logiciel de facturation des collectivités
- le traitement de l’ensemble des factures d’achats : scan avec un logiciel de reconnaissance de factures
- la gestion de tous les paiements des clients et enregistrements sur EBP compta, logiciel de gestion commerciale
- l’extraction des factures sur EBP pour les intégrer au système ISACOMPTA de Cerfrance
- la déclaration de TVA
- le classement des documents et des factures en papier et en numérique
- la tenue comptable.
« Nous avons défini des priorités dont Raphaëlle s’occupe. Une fois effectuées, elle prend en charge d’autres actions, comme l’état des lieux des paiements clients : elle pointe les retards et relance les clients.
À l’avenir, d’ailleurs, je vais davantage m’appuyer sur elle pour le recouvrement. Cela me permet de me consacrer exclusivement à une bonne qualité de relation avec mes clients, en lui déléguant les relations plus délicates à gérer ». ajoute Frédéric.Les avantages de l’assistanat administratif
« Ce que j’apprécie dans le fait d’être accompagné en assistanat administratif, c’est que cela me soulage beaucoup à la fois sur la charge de travail et sur la charge mentale, les soucis.
L’œil extérieur apporté par Raphaëlle sur notre organisation est précieux.
Lui déléguer des tâches administratives me permet de prendre de la hauteur, d’avoir une vue d’ensemble pour davantage piloter mon activité.
Mon métier est prenant : dans une petite entreprise, on est sur tous les tableaux. Lui confier l’administratif me dégage du temps et me permet de mieux appréhender les urgences.
Le fait que Raphaëlle soit issue de l’entreprise de Cerfrance me dégage de tâches supplémentaires, puisque c’est elle qui fait le lien direct avec le cabinet comptable sans que j’aie à m’en charger. Cela me simplifie la vie !» complète Frédéric.
Assistanat administratif : comment bien s’organiser ?
« Raphaëlle vient entre le 5 et le 10 du mois par rapport aux échéances comptables.
Elle a les clés de l’entreprise et vient sans que ma présence soit nécessaire, c’est génial. J’ai une entière confiance en elle.
Ce que j’apprécie particulièrement, c’est qu’elle est totalement autonome. Elle s’adapte à mon fonctionnement tout en me suggérant des actions pour améliorer notre fonctionnement. Cet échange est particulièrement constructif : chacun donne son avis.
C’est une mission que je compte pérenniser de manière indéniable. En lui confiant des missions supplémentaires. » précise Frédéric.
par DDESIGN