Approbation des comptes d’entreprise : comment et quand vous en occuper?

Chaque année, les entreprises ont l’obligation légale de déposer leurs comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. Au préalable, ces comptes doivent être approuvés par l’ensemble des associés.

Les TPE en Isère (38) n’échappent pas à la règle. Cela fait partie des obligations comptables annuelles de toute entreprise. Quand devez-vous vous occuper de l’approbation des comptes de votre entreprise ? Quels éléments avoir en tête au moment de vous en charger ?

Qu’est-ce que l’« Approbation des comptes annuels » ?

L’approbation des comptes est une décision prise en assemblée générale qui valide la bonne gestion de l’entreprise de la part de celui qui la représente. Elle consiste également à décider des modalités d’affectation du résultat de l’entreprise.

En tant que chef d’entreprise, vous devez donc effectuer cette approbation chaque année, en convoquant une assemblée générale dédiée si vous êtes en SARL ou SAS.

La séance d’assemblée générale doit suivre différentes étapes, avec tour à tour les lectures :

• des comptes annuels
• de l’inventaire annuel
• du rapport de gestion (rédigé et transmis par le représentant légal avant la tenue de l’assemblée, il est obligatoire pour la SARL et la SAS, facultatif pour l’EURL et la SASU).

Sur le territoire Voironnais (38500) comme dans toute l’Isère, de nombreux entrepreneurs se font accompagner pour préparer et assurer l’approbation de leurs comptes annuels.

Qui doit approuver les comptes et dans quel délai ?

L’approbation des comptes concernent toutes les entreprises, mais il existe des particularités en fonction de chaque forme juridique (résumées un peu plus bas dans cet article).

Certaines associations exerçant une activité économique doivent également approuver leur compte à partir d’un certain seuil d’activité.

Attention, dans tous les cas, c’est donc à vous, dirigeant, de réaliser l’approbation des comptes et non à l’expert-comptable. À Moirans (38430) en Isère, les experts-comptables de chez Cerfrance ont tous déjà vu un entrepreneur leur demander d’approuver les comptes pour eux… ceci n’est pas possible. Il semble d’ailleurs logique que ce soit vous, en tant que dirigeant, qui preniez acte vous-même et validiez annuellement ce que votre entreprise a réalisé.

Quel délai pour approuver vos comptes annuels ? Chaque année, vous disposez de six mois à compter de la date de clôture de ses comptes pour faire approuver ceux-ci. 

Pourquoi l’approbation des comptes est-elle importante ?

L’assemblée générale d’approbation des comptes est aussi le cadre de prises de décisions importantes pour l’entreprise. C’est notamment le moment où les associés doivent :

• donner leur approbation par rapport à la gestion de la société (qu’assure le représentant légal).
• donner leur aval par rapport aux décisions prises par le dirigeant (gérant ou président) pendant l’exercice et s’entendre sur l’orientation future de la société.
• décider de la rémunération du représentant légal.
• se mettre d’accord sur l’affectation du résultat de la société : la distribution de dividendes ou la mise en réserve des bénéfices.

Quelles particularités selon la forme juridique de l’entreprise ?

Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, vous aurez à suivre les étapes suivantes :

• Établir ou faire établir les comptes annuels. C’est typiquement une mission que vous pouvez confier à un expert-comptable.
• Faire parvenir les documents associés (cf tableau récapitulatif ci-dessous).
• Pour les SARL ou SAS, convoquer l’assemblée générale des actionnaires ou des associés (c’est au gérant ou au président de s’en charger).
• Rédiger un Procès Verbal d’approbation des comptes (non obligatoire pour les SASU ou EURL).
• Adresser le Procès Verbal au greffe du Tribunal de Commerce.

Quelle(s) sanction(s) si l’approbation des comptes n’est pas réalisée ?

Le fait de ne pas approuver vos comptes constitue un défaut. En tant que dirigeant, vous manquez à votre obligation d’information.

Dans ce cas, votre responsabilité civile peut être engagée. Mieux vaut éviter cette situation car vous pourriez être sanctionné à double titre : 

–    Sanction pour défaut d’approbation : jusqu’à 9000€ d’amende

–    Sanction pour défaut de dépôt des comptes

Ne pas approuver vos comptes risquerait de vous valoir une convocation au Tribunal de commerce, qui vous donnerait un mois pour régulariser la situation. Si vous ne régularisez pas, vous pourriez être redevable d’une nouvelle amende de 1500€ à 3000€ en cas de récidive.

L’approbation des comptes de votre entreprise est donc un RDV annuel à ne pas rater. Important pour le suivi de vos affaires, il pourrait aussi être l’occasion de vous faire conseiller par un expert-comptable près de chez vous en Isère (38).

L’équipe Cerfrance Isère