5 conseils pour tenir la comptabilité de votre association

En tant qu’association, quelles sont vos obligations comptables ? A quels éléments le trésorier d’association doit-il veiller ?
Voici un point sur le sujet et 5 conseils pour bien tenir la comptabilité de votre association en Isère, en Drôme ou en Vaucluse.

De nombreuses associations sont aujourd’hui encore communément désignées comme « loi 1901 ». C’est généralement au caractère désintéressé, à l’idée d’un but « non lucratif » que l’on se réfère en les nommant comme telles.

Toutefois, le fait de s’inscrire dans un projet à but non lucratif ne dispense pas la tenue de comptes en bonne et due forme… Si aucune obligation précise en la matière n’est inscrite dans la loi du 1er juillet 1901, une comptabilité d’association bien claire est nécessaire dans la majorité des cas.

De nombreuses associations prévoient dans leurs statuts des règles précises en ce qui concerne leur fonctionnement comptable.

Et quelques situations rendent obligatoire la tenue « officielle » d’une comptabilité :

  • La demande d’un agrément délivré par une administration
  • La demande de subventions
  • L’exercice d’une forme d’activité économique (avec des encaissements)
  • L’emploi d’un ou plusieurs salarié(s)

 

Vous gérez une association et avez régulièrement des questions sur la partie comptable ? Vous êtes trésorier d’une association ? Voici 5 conseils pour vous guider dans votre rôle.  

Conseil N°1 : Tenir une comptabilité précise et à jour

La vie associative requiert de gérer et de mettre en place divers projets. Ceci nécessite de pouvoir connaître précisément la situation financière de la structure, à un instant « t ». 

L’association va-t-elle être en mesure de faire face à ses engagements financiers ? A-t-elle enregistré l’ensemble de ses recettes ? Peut-elle s’appuyer sur une trésorerie lui permettant de régler les diverses dépenses nécessaires ?

Ces questions font partie de la routine du trésorier d’association. Une comptabilité précise et à jour permet d’être en mesure d’y répondre à tout moment.

C’est également une nécessité pour pouvoir répondre et donner des gages aux éventuels financeurs de la structure. Et c’est essentiel également en cas de contrôle par les autorités (URSSAF).


Conseil N°2 : Assurer la transparence des comptes et pointer les détails

Du côté des adhérents de l’association, il est important de pouvoir obtenir une information détaillée sur l’utilisation des fonds de la structure et son état financier.

La transparence est ici un élément un mot-clé essentiel. C’est notamment le cas si les statuts de votre association prévoient l’obligation de tenir une Assemblée Générale avec présentation des comptes aux membres.

Tenir une comptabilité impeccable est alors d’autant plus important !

De même, ne changez pas la façon de présenter les comptes d’une année sur l’autre. Ceux-ci doivent pouvoir facilement être comparés. Cet impératif se retrouve dans l’article L.123-17 du Code de commerce et aux articles 121-5 et 122-1 du Plan comptable général (PCG).

Vous aurez également besoin de pointer les détails et d’être rigoureux dans les comptes, notamment pour calculer votre impôt si l’association y est assujettie.

 

Conseil N°3 : Appliquer le principe de prudence et minimiser le risque de défaillance

En comptabilité, le principe de prudence consiste à tenir compte de toute perte possible, et de ne pas inscrire les profits probables, tant qu’ils ne sont pas confirmés.

Cette règle de bonne gestion aide à minimiser les incertitudes et à ne pas surévaluer les recettes futures, tout en limitant les risques de défaillance. 

Pour protéger son association et renforcer sa stabilité financière, il est conseillé aussi de fonctionner avec des réserves dans les comptes.

En effet, une vie associative est faite d’aléas et d’imprévus, certaines astuces permettent de mieux y faire face.

On conseille notamment de développer des fonds propres, ce qui est souvent perçu comme contre-intuitif pour des associations à but non-lucratif.

Conseil N°4 : Organiser précisément l’ensemble des documents

Il existe diverses possibilités d’organisation des documents comptables d’une association. Pour les petites associations, le plus simple est généralement de classer les éléments par type d’opération.

On peut par exemple classer tout ce qui concerne les ventes dans un classeur, tout ce qui concerne les achats et frais dans un autre, les relevés bancaires dans un 3e classeur etc.

Un cahier des opérations (ou fichier) est important pour suivre les différentes dépenses et recettes.

Par ailleurs, numéroter les différents documents comptables permet également de gagner du temps et de rassembler plus vite les éléments recherchés.

Conseil N°5 : Confier la comptabilité de son association à un professionnel

Dès qu’une association se développe, elle est tenue de configurer ses comptes comme ceux d’une société et de réaliser un bilan financier, ainsi qu’un compte de résultat.

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2020, un nouveau Plan Comptable des Associations s’applique, pour de nombreuses associations à but non lucratif.

Pour répondre aux obligations comptables et s’assurer d’être en règle, il peut être judicieux d’être épaulé par un expert-comptable.

Ce professionnel du chiffre peut également vous apporter son aide pour établir les budgets prévisionnels de vos demandes de financement par exemple.

Les équipes Cerfrance Isère-Drôme-Vaucluse accompagnent de nombreuses associations dans leur démarches comptables. N’hésitez pas à les interroger.

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