Comment faire une DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) ?

Vous venez d’embaucher un salarié ? Avant son arrivée dans l’entreprise, vous devez obligatoirement transmettre à l’Administration une DPAE, Déclaration Préalable à l’Embauche (ancienne DUE). Voici tout ce que vous avez besoin de savoir pour le faire.

La DPAE, Déclaration Préalable À l’Embauche est une démarche obligatoire auprès de l’URSSAF, à effectuer avant toute embauche de salarié en CDD ou CDI. La DPAE est à remplir et transmettre au plus tôt dans les 8 jours précédant la date d’embauche.

Ancienne DUE (Déclaration Unique d’Embauche) devenue DPAE depuis 2011, elle rassemble en une seule démarche l’ensemble des formalités URSSAF.  C’est une formalité gratuite.

À quoi sert la DPAE ?

Obligatoire pour tout employeur (hors particulier employeur), et quel que soit le secteur d’activité, la DPAE permet de réaliser, en une seule fois, différentes formalités :

• L’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale (CPAM).
• En cas de première embauche :
  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité Sociale (CPAM) et au régime de l’Assurance Chômage. Pour l’Isère (38), il s’agit de la CPAM de l’Isère, dont le siège est à Grenoble (38000).
  • La déclaration de première embauche dans un établissement.
• L’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail.

Comment remplir une DPAE ?

La DPAE se remplit en ligne sur le site de l’URSSAF : www.net-entreprises.fr

Voici les informations à préparer pour pouvoir effectuer la démarche :

• Concernant l’entreprise :
  • N° de Siret
  • Code NAF
  • Nom de l’entreprise ou raison sociale
  • Adresse
  • URSSAF dont dépend l’entreprise
  • Téléphone

• Concernant le salarié :
  • Nom de naissance
  • Nom marital
  • Prénoms
  • Sexe
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance (département et commune)
  • N° de sécurité sociale

• Type de contrat (CDD, CDI)
• Date prévisible de l’embauche
• Heure prévisible de l’embauche
• Durée de la période d’essai

Comment modifier une DPAE ?

Vous pouvez modifier une DPAE, mais uniquement dans un délai de 2 jours ouvrables après la confirmation de réception de l’URSSAF.

Dans le cas d’une erreur sur la DPAE, vous devez directement prendre contact avec l’URSSAF et demander une rectification.

Quels sont les risques encourus en cas d’oubli ou de DPAE non transmise ?

Si vous omettez de transmettre la DPAE à l’embauche d’un salarié, vous vous exposez à des sanctions administratives et pénales en cas de contrôle de l’URSSAF. Vous risquez un redressement avec délai d’1 mois pour régulariser votre situation, ainsi que d’éventuelles pénalités de retard.

Attention, s’il est prouvé que l’omission était intentionnelle, en tant qu’employeur, vous pouvez être accusé de travail dissimulé. Ceci peut donner lieu à des sanctions très lourdes (3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende, voire des peines complémentaires comme l’interdiction d’exercer votre activité ou vos droits civiques).

Lors d’une embauche, vous devrez bien sûr préparer en parallèle  le contrat de travail de votre salarié. Embaucher un salarié ne s’improvise pas, que ce soit le premier ou non.

Il peut être judicieux de vous faire accompagner par un conseiller expert suivant l’actualité de la législation et pouvant vous aider notamment dans les formalités à effectuer ou la gestion de la paie. En Isère (38), les conseillers Cerfrance Isère sont à votre écoute, ils peuvent vous accompagner et vous faire gagner beaucoup de temps sur ces sujets.

L’équipe Cerfrance Isère